Das kennt wohl jeder, ob Selbständiger oder Angestellter: Man sitzt an seinem Schreibtisch und ist hoch konzentriert beim Blogbeitrag schreiben, Ideen spinnen, Programmieren oder Pläne schmieden und dann klingelt das Telefon.
Kurzer Blick aufs Display und in einem Bruchteil von einer Sekunde ist es vorbei mit der Konzentration. Meine soeben mühsam überlegte Satzkonstruktion ist mir entfallen oder der Lösungsansatz den ich gerade noch beim Programmieren hatte ist hinüber. Einfach weg.
Dann kommt das Telefonat und nach diesem Telefonat brauche ich gefühlte 20 Minuten um mich wieder in das Projekt reinzudenken. Für mich persönlich eine mehr oder weniger verlorene Zeit.
Adrien Joly hat kürzlich einen schönen Artikel dazu veröffentlicht Why I don´t answer most phone calls und mir damit so aus dem Herzen gesprochen dass ich daraus nun glatt meinen eigenen Blogbeitrag schreiben und meine eigenen Argumente hierfür formulieren möchte warum ich Sprechzeiten eingeführt habe, Emails liebe und Telefontermine vereinbare.
In der Konzentration liegt die Qualität meiner Arbeit
Mein Arbeitstag ist von 7.30-15h, mit wenig Puffer und meist auch ohne Mittagspause, durchgetaktet und durchgeplant.
D.h. habe ich eine Aufgabe zu erledigen dann plane ich es mir in meinem Kalender ein, kommuniziere es an den Kunden und dann achte ich sehr darauf dass ich diesen Plan und dass was ich meinem Kunden angekündigt habe auch in der vereinbarten Zeit umsetze. Es muss schon wirklich was super Wichtiges dazwischen kommen damit ich mal ein Projekt auf einen anderen Tag verschiebe…
Meine Kunden können sich auf meine Zusage verlassen, dass ich zu einem bestimmten Zeitpunkt, mich ihrem Projekt voll und ganz widme. Und das ist mir auch wichtiger als von einem Anruf unterbrochen zu werden.
Emails dokumentieren und bleiben hängen
Oft ist es so dass ich mir während eines Telefonates Notizen mache, diese dann am Ende des Gespräches in eine Email packe und sie fürs Protokoll noch einmal an den Kunden schicke.
Erst verbringe ich Zeit um die Gedanken in Worten auszusprechen und im Nachgang verbringe ich Zeit um mich an dieses Telefonat zu erinnern und diese in eine Email zu packen. Doppelte Arbeit die nicht sein muss.
Warum also nicht gleich eine Email schreiben? Alles ist schön dokumentiert und auch nach einem längeren Zeitraum kann man sich diese Email rausholen und nachlesen was damals vereinbart wurde.
Ich bin eh recht eng mit meinem Smartphone und Tablet verbunden d.h. ich lese diese Emails meist auch außerhalb meiner Arbeitszeit (anderes Thema…). Lässt sich die Frage per Email schnell von mir beantworten dann mache ich das dann auch gerne mal Zwischendurch, wenn ich Zeit habe.
Klarheit durch schreiben
Das kopier ich jetzt einfach mal aus Adriens Artikel. Genau so ist es nämlich auch. Ruft mich jemand an, ist es wie wenn jemand voll präsent, ohne Termin, ins Büro reinschneit und loslegt. Es erfordert meine sofortige und volle Aufmerksamkeit und diese soll mein Gesprächspartner natürlich auch von mir erhalten.
Nur wozu ich oft gar keine Zeit habe und auch wirklich ungeduldig bin, ist beim Prozess des Denkens und dem nicht auf den Punkt Kommens. Ich bin meist auch zu höflich um hier den Anrufer zu unterbrechen obwohl mir das vor mir liegende Projekt förmlich ins Gesicht schreit „Bitte mach weiter mit mir! Die Zeit rennt Dir davon!“
Würde mir der Anrufer eine Email schreiben dann würden sich seine Gedanken schon vorher etwas sortieren und er schneller und effektiver zur Sache kommen. Das spart nicht nur mir Zeit und ich könnte ihm mein durchdachtes Feedback dazu geben wenn ich meinen Kopf wieder frei habe, sondern bietet auch dem Gegenüber die Möglichkeit klarer zu werden.
Möglichkeit 2 wäre auch einen Telefontermin zu vereinbaren. Dann planen wir uns die Zeit ein und ich bin dann auch mit allem was ich leisten kann, druckfrei für meinen Gesprächspartner da.
Mein Best Practice für effektiveres Arbeiten
Aus all den oben genannten Gründen
- habe ich Sprechzeiten von Montag bis Donnerstag, jeweils 09h – 10h
- Bitte ich auf meiner Website darum mir beim Erstkontakt eine Email zu schreiben
- Versuche ich meinen Kunden zu vermitteln dass mir eine ToDo-Liste per Email am liebsten ist, da ich sie mir dann zu einer bestimmten Zeit einplanen, bearbeiten und beantworten kann.
- Mache ich Telefontermine aus um ganz für meinem Gesprächspartner da zu sein
Ich hoffe ich habe jetzt nicht den Eindruck vermittelt ich würde am liebsten gar nicht mit meinen Kunden telefonieren wollen. Das will ich natürlich nicht und oft genug sind Dinge schneller per Griff zum Telefon geklärt als per Email-Ping-Pong, ich würde es mir nur etwas durchdachter und effektiver wünschen.
Und jetzt seid ihr dran. Wie geht ihr mit Zwischen-Anrufen um und seid ihr immer erreichbar?
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